Il rimborso forfettario è un compenso erogato indipendentemente dalla spesa effettivamente sostenuta e il suo importo è solitamente stabilito dai contratti collettivi. Questo significa che l'importo del rimborso non verrà erogato in base alle ricevute di spesa del dipendente, ma con una quota fissa stabilita a priori.
Il rimborso spese forfettario è una forma di rimborso spese che presuppone la rifusione in busta paga al dipendente di una somma fissa il cui importo viene stabilito dall'azienda. Non comporta la presentazione in nota spese dei giustificativi fiscali relativi a spese di vitto e alloggio.
L'importo è calcolato in base ad una percentuale sulla retribuzione giornaliera e deve essere corrisposto per l'intero periodo della trasferta di lavoro, nel senso che non è influenzato dalla durata effettiva della trasferta.
Quindi le spese di vitto, di alloggio, di viaggio (anche sotto forma di indennità chilometrica), di trasporto sono tutte rimborsate dal datore di lavoro a piè di lista e non concorrono a formare il reddito imponibile del dipendente, qualsiasi sia l'ammontare del rimborso spese.
I rimborsi pagati dall'azienda ai dipendenti o ai collaboratori che abbiano effettuato una trasferta sono considerati spese aziendali e sono quindi fiscalmente deducibili. Ciò vuol dire che non dovrai pagare tasse su queste somme.