La registrazione in apposite scritture delle operazioni attive (cessioni o prestazioni) e passive (acquisti) costituisce l'indefettibile momento di raccordo tra l'effettuazione dell'operazione e l'adempimento dell'obbligo di pagare il tributo.
La sanzione è dovuta nella misura da euro 250 a euro 2.000 quando la violazione non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo. Inoltre, è opportuno ricordare che la stessa disposizione stabilisce che, per l'omessa/irregolare fatturazione e successiva omessa/irregolare registrazione, la sanzione sia unica.
La registrazione delle fatture emesse nei registri IVA deve avvenire, ai sensi dell'art. 23 del D.p.r. 633/1972 “nell'ordine della loro numerazione ed entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione ma con riferimento allo stesso mese di effettuazione”.
I soggetti passivi Iva (ovvero i soggetti che operano in forma di impresa o come lavoro autonomo) hanno l'obbligo, previsto dalla normativa ai fini dell'Imposta sul Valore Aggiunto, di registrare le fatture di acquisto.
Il giorno della ricezione della fattura, l'importo della fornitura dovrà essere inserito nella sezione DARE ma suddiviso in due conti diversi: fatture da ricevere e IVA ns/credito. Il pagamento che non è stato ancora eseguito verrà invece registrato nel conto debiti verso i fornitori, alla sezione AVERE.