Rivolgersi alla segreteria scolastica richiede un tono formale, chiaro e conciso. Inizia con un saluto appropriato ("Gentile Segreteria", "Spett.le Segreteria"), indica chiaramente oggetto, nome dello studente, classe e la motivazione della richiesta, usando il condizionale (es: "Vorrei richiedere...") per cortesia.
Per il settore degli alunni e della didattica, il mansionario include la gestione delle pratiche di iscrizione, trasferimenti, rilascio certificati e la corrispondenza con le famiglie.
Innanzitutto, inizia sempre con un saluto appropriato di tipo formale, utilizzando espressioni come “Gentile segreteria” o “Gentile personale di segreteria”. Poi, passando al corpo del messaggio vero e proprio, evita di dilungarti troppo: meglio essere chiari, concisi e andare dritti al punto.
L'incipit. Ci sono molti tipi di incipit che si possono usare: “Spero che tu stia bene” è molto usato e professionale, ma se volete un incipit più informale e amichevole potete usare “Spero che la tua settimana stia andando bene”. Dopo aver scelto il saluto appropriato, è necessario scrivere la frase di apertura.
Più adatti sono, invece, “Egregio” o “Gentile” seguiti da titolo e cognome del destinatario: es. Egregio Prof. Rossi. Se non conoscete il nome, optate per un generico “All'attenzione del responsabile ufficio/settore…”.