Rivolgersi a una signora richiede cortesia: nella comunicazione scritta si usa "Gentile Signora" o, in contesti molto formali, "Egregia Signora", seguiti dal cognome. Nella conversazione orale, il "Lei" è la forma di cortesia standard, spesso accompagnata da buongiorno o buonasera. Si usa "Signora" per le donne, mentre "Signorina" è solitamente per le giovani non sposate.
se nell'annuncio è indicata una persona di contatto, indirizza direttamente la lettera: «Gentile Signora / Egregio Signor Rossi,...». Altrimenti: «Gentili Signore, Egregi Signori,...». Contrariamente ad altre lingue, in italiano dopo l'appellativo si mette la virgola.
Signore, signora e signorina possono essere usati sia come appellativi, per indicare persone presenti o di cui si sta parlando, sia come allocutivi, per rivolgersi a qualcuno.
Esempi: "Gentile prof. ssa Bianchi" oppure "Gentile Professoressa". Si può anche iniziare più genericamente con una formula di saluto: "Buongiorno", "Buonasera", "Buon pomeriggio" seguita da titolo e cognome del destinatario. La formula iniziale è seguita da virgola e a capo.
Come scrivere alla cortese attenzione della signora?
– Sig. ra – Sig.na (signore – signora – signorina). Se la lettera è indirizzata direttamente a una persona fisica, nella prima riga scriveremo: "Alla cortese attenzione dello Spett. le + titolo e nominativo della persona".