I supplenti vengono convocati principalmente tra fine agosto e inizio settembre per incarichi annuali (fino al 31 agosto o 30 giugno) tramite GaE (Graduatorie ad Esaurimento) e GPS (Graduatorie Provinciali per le Supplenze). Per supplenze brevi o in caso di assenze, le scuole ricorrono alle graduatorie di istituto, spesso dopo i primi 15 giorni di assenza del titolare.
il dirigente può nominare il supplente solo dopo aver provveduto alla sostituzione del personale assente con docenti già in servizio nella medesima scuola, eventualmente utilizzando spazi di flessibilità dell'organizzazione dell'orario didattico; 3.
Per le supplenze di 30 giorni o più, la proposta di assunzione deve essere inviata almeno 24 ore prima della scadenza del termine entro il quale l'aspirante deve rispondere; Per le supplenze inferiori a 30 giorni, la proposta di assunzione deve essere inviata con un preavviso di almeno 12 ore (contrariamente all'O.M.
Per le supplenze pari o superiori a 30 giorni, la proposta di assunzione deve essere trasmessa con un preavviso di almeno 24 ore rispetto al termine utile per la risposta e con ulteriore termine di almeno 24 ore per la presa di servizio.
Le convocazioni da GPS per l'anno scolastico 2025/2026 iniziano generalmente tra la fine di agosto e l'inizio di settembre, con i primi bollettini pubblicati dagli Ambiti Territoriali Provinciali (ATP) intorno al 25 agosto, a seguito della chiusura delle domande (fase provinciale si è svolta a luglio) e della procedura delle 150 preferenze. Le nomine per le supplenze continuano poi durante l'anno scolastico, anche nei mesi successivi (ottobre, novembre, dicembre), man mano che si liberano cattedre o si scorrono le graduatorie.